arrow_backward Uutisarkisto

Kaffepaussi bloggaus: Seminaarin ohjelman suunnittelu, case Kaukolämmön ykkösenä asiakas

Kaukolämmön ykkösenä asiakas -seminaari pidetään tänä vuonna 12.-13.6. Jyväskylässä. Ennen asiakkaiden saapumista luentosaliin on useampi henkilö käyttänyt enemmän tai vähemmän aikaa seminaarin ohjelman suunnitteluun ja käytännön järjestelyiden hoitamiseen.

Ohjelman suunnittelu eteni tällä kertaa tiivistetysti näin:

  • Kun kyseessä on vuosittain järjestettävä seminaari, niin seuraavan tapahtuman suunnittelu alkaa jo edellisessä tilaisuudessa. Mitkä asiat sujuivat hyvin ja mitkä täytyy tehdä seuraavalla kerralla toisin? Jäikö jotain ohjelmaideoita käyttämättä, joita voisi hyödyntää seuraavalla kerralla? Oliko asiakaspalautteissa aihetoiveita tai muita kehitysideoita?
  • Median, energiayhtiöiden nettisivujen, eri tahojen uutiskirjeiden, somen, ET:n jäsenkirjeen, asiakaskäyntien ja monen muun foorumin kautta tulee paljon erilaisia syötteitä, joista täytyy poimia eri tilaisuuksiin sopivat aihepiirit.
  • Suunnittelupalaveri ET:n asiantuntijoiden kanssa tammikuussa. Ilmoille heitettiin ennakkoluulottomasti monenlaisia teemoja, aiheita ja puhujaehdokkaita, kuten asiakasdialogin kehittäminen, kysyntäjousto, olosuhdepalvelut ja ET:n tietosuojaselvitys.
  • ET:n Lämmönkäyttötyöryhmän kokouksessa helmikuussa käytiin läpi alustavia ajatuksia seminaarin ohjelmaksi. Keskustelua aiheesta riitti pitkään. Työryhmä totesi esitetyn ohjelmarungon hyväksi ja toi uutena sisältöehdotuksena juridisten asioiden käsittelyn lakiklinikkaa.
  • Tältä pohjalta laadittiin ohjelman ensimmäinen luonnosversio, jota jatkokehitettiin vielä muutaman ET:n asiantuntijan kanssa. Tässä vaiheessa oli heitelty ilmaan puhujaehdokkaita suurimpaan osaan esityksistä.
  • Joidenkin aiheiden näkökulman täsmentämiseksi ja sopivien puhujaehdokkaiden löytämiseksi tarvittiin vielä hieman googlailua ja keskusteluja kollegoiden kanssa.
  • Sitten vaan kontaktoimaan puhujaehdokkaita. Parhaassa tapauksessa homma hoituu nopeasti yhdellä puhelinsoitolla tai muutamalla sähköpostilla. Joskus esityksen pitäminen ei kuitenkaan sovi ja joudutaan tekemään useampi kierros sopivan puhujan löytämiseksi. Välillä joudutaan jopa vaihtamaan esitysaihetta, kun alkuperäiseen aiheeseen ei löydy esittäjää. Ennen kuin kaikki puhujat on saatu varmistettua, on aikaa kulunut helposti useampi viikko. Tähän on kuitenkin varauduttu huolellisella suunnittelulla ja varaamalla puhujien kontaktointiin riittävästi aikaa.
  • Kun puhujat on saatu varmistettua, laaditaan esite. Tällainen siitä tuli. Toivottavasti ohjelma kiinnostaa. Nähdään kesäkuussa Jyväskylässä!

Tilaisuuden käytännön järjestelyissä riittää myös tekemistä. Mutta se onkin sitten jo toisen kirjoituksen paikka.

Kynäilijä:
Asiantuntija Juha Rakkolainen