Viime keväästä alkaen etäkokoukset ovat arkipäiväistyneet. Vietämme päivässä monta tuntia kuulokkeet korvilla Teamsilla tai jollain muulla järjestelmällä toteutetuissa palavereissa. Kokousten lisäksi myös monet tapahtumat ja koulutukset on siirretty verkkoon.
Kun digitaidot ovat lähtökohtaisesti hyvin hallussa, niin webinaari syntyy helposti ja nopeasti nappia painamalla – samalla tavalla kuin organisaation sisäinen Teams-palaverikin. Periaatteessa kyllä, käytännössä ei. Webinaarin toteuttaminen ei ole rakettitiedettä, mutta pelkästään nappia painamalla webinaari ei synny. Useamman napin painalluksen lisäksi onnistuneen webinaarin toteuttamiseksi tarvitaan muutakin. Kuvaan tässä kirjoituksessa tiivistetysti webinaaritekniikkaan liittyviä asioita. Lisäksi täytyy tietysti miettiä webinaarin aihe, puhujat, kohderyhmä, markkinointi ja niin edelleen.
Ennakkovalmistelut
Webinaarijärjestelmästä määritellään aluksi erilaiset asetukset, kuten webinaarin ajankohta, ulkoasu, osallistujavahviste, äänestyskysymykset ja palautekysely.
Vallitsevassa tilanteessa puhujat ovat usein etänä. Tällöin on syytä testata tekniikka etukäteen puhujien kanssa. On oleellista, että puhuja hallitsee käytössä olevan webinaarijärjestelmän ja osaa jakaa esitysaineistonsa osallistujille. Vaihtoehtoja on useita: jaetaanko ensisijainen vai toissijainen näyttö tai pelkästään tietty sovellus. Entä mitä tapahtuu, kun puhuja on valinnut Power Pointin asetuksista esittäjänäkymän näkymään ensisijaiselta näytöltä ja esitysnäkymän toissijaiselta näytöltä?
Myös äänen kuuluminen ja webbikamerakuvan näkyminen on varmistettava. Tietokoneeseen kytketty äänilaite ei ole välttämättä aktiivinen äänilaite. Ennen webinaaria on myös varmistettava, ettei esityksen aikana osallistujien näkyville tule puhujan koneelta ilmoituksia saapuneista sähköposteista tai Facebookin ponnahdusilmoituksia.
On myös varmistettava, näyttävätkö puhujat pelkästään perinteisiä Power Pointteja vai onko esityksessä tarkoitus näyttää lisäksi vaikkapa videoita. Osallistujille näytettävät videot kannattaa linkittää etukäteen webinaarijärjestelmään, josta moderaattori laittaa ne pyörimään luennoitsijan pyytäessä. Jos etäpuhuja yrittää näyttää videoita tietokoneensa ruudulta, niin osallistujat eivät lähtökohtaisesti kuule videoiden ääntä. Puhujien kanssa on myös sovittava, haluavatko he aktivoida yleisöä äänestyksillä. Puhujien ei kuitenkaan tarvitse murehtia erilaisista teknisistä asetuksista, vaan webinaarin järjestäjä huolehtii käytännön asioista. Puhuja voi keskittyä omaan esitykseensä.
Oma lukunsa on ne kiireiset puhujat, jotka eivät pyynnöistä huolimatta ehdi testaamaan webinaarijärjestelmää etukäteen. Webinaarijärjestäjälle aiheutuu harmaita hiuksia, kun puhuja soittaa kaksi minuuttia ennen esityksen alkua ja kertoo organisaationsa tietoturva-asetusten estävän webinaarijärjestelmän käyttämisen.
Sujuvan webinaarin varmistamiseksi juontajan, puhujien ja webinaarin tekniikasta vastaavan moderaattorin täytyy sopia webinaarin juoksutuksesta. Erityisesti juontajan ja moderaattorin saumaton yhteistyö on oleellista.
Webinaari alkaa
Kun suunnittelu on tehty huolellisesti, webinaarin alkua voi odotella luottavaisin mielin. Moderaattori on avannut hyvissä ajoin webinaarijärjestelmän, juontaja ja puhujat ovat linjoilla valmiina ja ”henkilökunta” voi käydä läpi mahdolliset viime hetken muutokset ja avoinna olevat kysymykset.
Ilmoitettuun aloitusaikaan moderaattori käynnistää webinaarin. Juontaja toivottaa osallistujat tervetulleiksi, ohjeistaa osallistujia kysymysten esittämisestä ja jakaa puheenvuoroja ennalta suunnitellusti. Moderaattori antaa esitysoikeudet, käynnistää äänestykset ja videot oikeissa kohdissa ja seuraa, että kaikki sujuu suunnitellusti. Moderaattori myös seuraa osallistujien lähettämiä kysymyksiä, vastaa tekniikkaan liittyviin kysymyksiin chatin kautta ja välittää ennalta sovitulla tavalla sisältöön liittyvät kysymykset juontajalle tai puhujille.
Webinaarin päättyessä osallistujat pääsevät vastaamaan palautekyselyyn. Moderaattori voi välittää palautteet puhujille ja sitten on vielä mahdollisesti tehtävä webinaaritallenteen editointi ja julkaisu.
Webinaari saatiin kunnialla pidettyä – mutta ei ihan yhtä nappia painamalla.
Juha Rakkolainen
PS. Kirjoittaja on asiantuntija, joka saa energiansa hyvästä ruuasta.